Vigente desde: 16 de septiembre de 2017. Documento original: descargar en PDF (incluye el formato de reclamaciones).

El presente documento contiene la Política de Protección de Datos Personales (en adelante la “Política”) bajo la cual se realiza el tratamiento de datos personales por parte de SERVICIOS INMUNOLOGICOS PREVINM S.A.S (En adelante LA EMPRESA) dando cumplimiento a lo establecido en la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013, y demás normas que las modifiquen, adicionen o complementen (las “Normas Aplicables”).

I. GENERALIDADES

La Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales, tiene por objeto desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma.

1.1 RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

SERVICIOS INMUNOLOGICOS PREVINM S.A.S es la persona jurídica que decide sobre el tratamiento de la información contenida en sus bases de datos.

Razón social: Servicios Inmunológicos Previnm S.A.S.

NIT: 811.030.740 – 2

Teléfonos: 4 44 92 86 Medellín

Oficina principal: Calle 49 #40-11, Medellín.

Email: vacunacion@previnm.com

1.2 ÁMBITO DE APLICACIÓN

Las políticas y procedimientos consagrados en este manual se aplicarán a LA EMPRESA. Los presentes términos y condiciones aplican para cualquier registro de datos personales realizado en forma presencial, no presencial y/o virtual para la vinculación a cualquier producto o servicio de LA EMPRESA

LA EMPRESA se encarga directamente del tratamiento de los datos Personales; sin embargo, se reserva el derecho a delegar en un tercero tal tratamiento exigiendo así mismo al encargado, la atención e implementación de los lineamientos y procedimientos idóneos para la protección de los datos personales y la estricta confidencialidad de los mismos.

1.3 DEFINICIONES

Las siguientes definiciones, permiten una correcta y apropiada interpretación de la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, y son indispensables para la protección del habeas data, lo que contribuye a determinar las responsabilidades de los involucrados en el tratamiento de datos personales. Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular de los datos personales para llevar a cabo el tratamiento de datos personales. Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o a varias personas naturales determinadas o determinables. Debe entonces entenderse el “dato personal” como una información relacionada con una persona natural (persona individualmente considerada). Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. Dato personal público: Toda información personal que es de conocimiento libre y abierto para el público en general. Dato sensible: Aquel dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos

humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc. Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento. Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. Oficial de protección de datos: Es la persona dentro de LA EMPRESA, que tiene como función la vigilancia y control de la aplicación de la Política de Protección de Datos Personales.

1.4 PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

LA EMPRESA aplicará los siguientes principios específicos que se establecen a continuación, los cuales constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio, de datos personales: Acceso y Circulación: El acceso y circulación será restringido acorde con la naturaleza del dato y con las autorizaciones dadas por el Titular o demás personas previstas en la Ley. Confidencialidad: Atendiendo la anterior definición, se garantiza la confidencialidad de los datos dependiendo de la naturaleza del mismo. Por lo

tanto, se guardará reserva de la información durante y después de terminadas las actividades que justifican el tratamiento de los datos personales. Finalidad: Legítima, informada, temporal y material. La finalidad corresponde al desarrollo del giro normal de las actividades comerciales de LA EMPRESA. Legalidad: Fines legítimos y sujetos a la Ley 1581 de 2012. Libertad: LA EMPRESA garantiza el derecho a la autodeterminación informativa de los titulares que suministren datos de carácter personal. Seguridad: Medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para evitar adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Transparencia: LA EMPRESA garantiza a los titulares de datos personales, el derecho de acceso y conocimiento de la información de carácter personal que estén siendo tratada con forme a lo establecido por el Decreto Reglamentario 1377 de 2013. Veracidad o Calidad: Información veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

1.4.1 PRINCIPIO DE ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA.

El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones del presente Manual, de la Ley, y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas por ley. Los datos personales, excepto aquellos de naturaleza pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido a los Titulares o terceros autorizados. Para estos propósitos, la obligación de LA EMPRESA será de medio y no de resultado.

1.4.2 PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD

Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales, que no tengan la naturaleza de públicos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo suministrar o comunicar los datos personales cuando ello corresponda al

desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley y en los términos de la misma. En consecuencia, se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelar a terceros, la información personal, contable, técnica, comercial o de cualquier otro tipo suministrada en la ejecución y ejercicio de las funciones diferentes a las registrales. Todas las personas que trabajen actualmente o sean vinculadas a futuro para tal efecto, en la administración y manejo de bases de datos, deberán suscribir un documento adicional u otrosí a su contrato laboral o de prestación de servicios para efectos de asegurar tal compromiso. Esta obligación persiste y se mantiene inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

1.4.3 PRINCIPIO DE FINALIDAD

El Tratamiento de datos personales que LA EMPRESA realiza, obedece a la finalidad legítima de acuerdo con la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, así mismo con lo establecido por el Código de Comercio.

1.4.4 PRINCIPIO DE LEGALIDAD

El Tratamiento de Datos Personales es una actividad reglada que se rige por la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normatividad que las complementen, modifiquen o deroguen.

1.4.5 PRINCIPIO DE LIBERTAD

LA EMPRESA puede tratar y ceder los datos personales que se encuentren almacenados en sus bases de datos, sin el previo consentimiento del titular, siempre y cuando, estos provengan de los registros públicos, o que si bien no están contenidos en ellos, sean de naturaleza pública o se encuentran en bases de datos excluidas por la Ley (p.ej. periodísticas, estadísticas y para la investigación). En los demás casos, LA EMPRESA deberá obtener el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular al momento de tratar sus datos personales.

1.4.6 PRINCIPIO DE SEGURIDAD

LA EMPRESA como responsable y/o encargada del tratamiento de datos de carácter personal, proporciona las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

1.4.7 PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA

LA EMPRESA garantiza a las personas naturales titulares de datos personales, que podrán obtener en cualquier momento, gratuitamente y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan y que estén almacenados en las bases de datos.

1.4.8 PRINCIPIO DE VERACIDAD O CALIDAD

LA EMPRESA garantiza que la información contenida en las bases de datos diferentes a las provenientes de los registros públicos, que estén sujetas a tratamiento; serán veraces, completas, exactas, actualizadas, comprobables y comprensibles. La veracidad y calidad de los datos personales que hayan sido capturadas por medio de los registros públicos, es garantizada por cada uno de los titulares de la misma, quedando eximida de cualquier tipo de responsabilidad LA EMPRESA frente a su calidad.

2. POLÍTICA DE TRATAMIENTO

2.1 TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

2.1.1 DATOS PÚBLICOS

LA EMPRESA advierte que, trata sin previa autorización del Titular los datos personales de naturaleza pública y los contenidos en los registros públicos, estos últimos por tratarse de una función pública reglada reconocida por la Ley. Esta situación no implica que no se adopten las medidas necesarias que garanticen el cumplimiento de los otros principios y obligaciones contempladas en la Ley 1581 de 2012 y demás normas que regulen esta materia a cargo de LA EMPRESA.

2.1.2 DATOS SENSIBLES

LA EMPRESA restringirá el tratamiento de datos personales sensibles a lo estrictamente indispensable y solicitará consentimiento previo y expreso a los titulares (representantes legales, apoderados, causahabientes) informando sobre la finalidad exclusiva de su tratamiento.

LA EMPRESA utiliza y trata datos catalogados como sensibles, cuando:

2.1.3 TRATAMIENTO DE DATOS DE MENORES

El Tratamiento de datos personales de niños niñas y adolescentes está proscrito excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, de conformidad con lo establecido en el artículo 7 de la ley 1581 de 2012, y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:

3. FINALIDADES DE LAS BASES DE DATOS

LA EMPRESA podrá hacer uso de los datos personales de clientes, proveedores, socios y empleados para alguna de las siguientes finalidades:

información para fines propios y se solicita que no se divulgue la información personal a otros.

4. DERECHOS DE LOS TITULARES

De conformidad con lo previsto en el artículo 8 de la ley 1581 de 2012, los titulares podrán:

5. DEBERES DE LA EMPRESA

5.1 DEBERES DEL RESPONSABLE DE LOS DATOS

violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

5.2 MEDIDAS DE SEGURIDAD

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, LA EMPRESA adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El personal que realice el tratamiento de los datos personales ejecutará los protocolos establecidos con el fin de garantizar la seguridad de la información.

6. PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZAR, RECTIFICAR Y SUPRIMIR

Cualquier consulta o reclamo frente a derechos inherentes de los titulares sobre datos de carácter personal se debe realizar mediante un escrito dirigido al correo electrónico: vacunacion@previnm.com adjuntando fotocopia del documento de identidad del Titular interesado o cualquier otro documento equivalente que acredite su identidad y titularidad conforme a Derecho. Los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación de la autorización de datos personales son personalísimos y podrán ser ejercidos únicamente por el Titular. No obstante, el Titular podrá actuar a través de representante legal o apoderado cuando aquel se encuentre en situación de incapacidad o minoría de edad hechos que le imposibiliten el ejercicio personal de los mismos, en cuyo caso será necesario que el representante legal o apoderado acredite tal condición. Con el objeto de facilitar el ejercicio de estos derechos, LA EMPRESA ha puesto a disposición de los interesados, el formato físico para esta finalidad (se adjunta en este documento)

6.1 PROCEDIMIENTO

Se debe enviar una comunicación sea física o electrónica, esta debe contener como mínimo fecha de solicitud, fotocopia del documento de identificación,

dirección de contacto (Física o Electrónica) y teléfono para efectos de notificación; para el representante del titular, documento autenticado que acredite la representación, si es el caso.

6.2 TÉRMINOS PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS.

Independientemente del mecanismo que se implemente para la atención de solicitudes de consulta, éstas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo.

6.3 RECLAMOS

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la normatividad sobre Protección de Datos Personales, podrán presentar un reclamo ante el responsable del tratamiento. El reclamo lo podrá presentar el titular teniendo en cuenta la información señalada en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012 y las presentes reglas:

El titular de datos personales tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a LA EMPRESA, la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:

6.4 CANALES DE ATENCIÓN

LA EMPRESA pone a disposición tres canales para la atención de información de las bases de datos: Teléfonos: 4 44 92 86 Medellín; Oficina Principal: Calle 49 #40-11 Medellín Email: vacunacion@previnm.com

7. VIGENCIA

La presente Política de Datos Personales fue creada el día 15 de septiembre de 2.017 y entra en vigencia a partir del día 16 de septiembre de 2017. Cualquier cambio que se presente respecto de la presente política, se informará a través de correo electrónico: vacunacion@previnm.com Cordialmente,

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